Interne arbejdspapirer m.v.
Der er som nævnt ret til aktindsigt i de dokumenter og oplysninger, som indgår i kommunens sagsbehandling.
Der er dog dokumenter og oplysninger, der er undtaget fra retten til aktindsigt.
Det drejer sig bl.a. om det, der i loven hedder ''interne arbejdsdokumenter''. Interne arbejdsdokumenter er:
- Dokumenter, der udarbejdes af en myndighed til eget brug.
- Brevveksling mellem forskellige enheder inden for samme myndighed.
- Brevveksling mellem Byrådet og dets udvalg og forvaltninger eller mellem forvaltningerne.
Retten til aktindsigt gælder dog i forhold til interne papirer, hvis de for eksempel alene indeholder myndighedens beslutning i en sag, faktiske oplysninger om sagen eller generelle retningslinier for behandling af bestemte sagstyper.
Kommunen må ikke udlevere oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold eller oplysninger, der for eksempel afslører private virksomheders produktionshemmeligheder. Der er heller ikke adgang til aktindsigt i oplysninger, som det vil stride mod kommunens interesser at udlevere.
Sådan får man aktindsigt
Ønske om aktindsigt kan fremsættes til vedkommende forvaltning eller institution.
Er man i tvivl i et spørgsmål om aktindsigt, kan kommunens juridiske afdeling kontaktes.
Alt efter sagens karakter og omfang afgør Kommunen selv, om aktindsigten gives ved gennemsyn på stedet eller ved udlevering af fotokopier af sagsakterne.
Horsens Kommune giver aktindsigt så hurtigt som muligt og senest inden 10 dage og i den form, ansøgeren ønsker.
Kan det af en eller anden grund ikke lade sig gøre, skal borgeren have en begrundet besked med angivelse af, hvornår aktindsigten kan gives.
En borger kan bede om aktindsigt skriftligt, mundtligt, pr. telefon eller e-mail. Der er ikke bestemte krav til, hvordan begæringen skal formuleres, men det skal være muligt at afgøre, hvilke oplysninger eller dokumenter det drejer sig om. Borgeren behøver altså ikke at kende et journalnummer eller vide præcis, hvad sagen hedder for at få aktindsigt, ligesom han/hun heller ikke behøver at begrunde ønsket om aktindsigt.
I Horsens Kommune hjælper medarbejderne med at finde frem til de oplysninger, borgeren ønsker.
Meroffentlighed
Lov om offentlighed i forvaltningen angiver mindstekrav til, hvad borgerne har ret til at få indsigt i. I Horsens Kommune ønsker vi størst mulig åbenhed i den kommunale forvaltning. Derfor giver vi gerne aktindsigt i mere, end loven kræver, når bare det ikke strider mod andre hensyn som for eksempel bestemmelserne om tavshedspligt.
Indsigtsret efter persondataloven
Fremsætter en borger begæring herom, skal Kommunen oplyse, om der behandles oplysninger om vedkommende. Såfremt kommunen behandler sådanne oplysninger, skal borgeren have oplysning om.
- hvilke oplysninger der behandles
- formålet med behandlingen
- hvem der modtager oplysningerne
- hvorfra oplysningerne stammer.
Begæringen skal snarest besvares. Er den ikke besvaret efter 4 uger, skal kommunen oplyse grunden hertil og det forventede tidspunkt for besvarelsen.
